Kalendersynchronisierung - So synchronisieren Sie Kalender

Wenn Sie mehr als einen Kalender verwaltet haben, stehen die Chancen gut, dass Sie irgendwann eine Doppelbuchung hatten, weil Ihre Termine in einem Kalender standen, aber nicht im anderen.

Genau dieses Problem löst die Kalendersynchronisierung: Sie spiegelt Ihre Kalender, sodass Ihre Termine in all Ihren Kalendern erscheinen. So bleibt kein Spielraum, dass Teammitglieder einen Termin mit Ihnen buchen, während Sie in einem anderen Kalender bereits belegt sind.

Lassen Sie uns die Kalendersynchronisierung ein für alle Mal klären, Missverständnisse und Fallstricke aufzeigen und erklären, wie man Kalender tatsächlich synchronisiert.

Häufige Missverständnisse bei der Kalendersynchronisierung - Methoden, die nicht funktionieren 🚫

Missverständnis Nr. 1: Man kann Kalender durch Freigabe synchronisieren.

Mit Abstand das häufigste Missverständnis bei der Kalendersynchronisierung ist, dass man Kalender über die Freigabefunktion in Google Calendar, Outlook oder Apple Calendar synchronisieren könne.

Die Freigabefunktion ermöglicht lediglich, mehrere Kalender unter demselben Konto anzuzeigen. Letztlich bleiben die Kalender getrennt, und importierte Kalendereinträge sind für andere (z. B. Personen in Ihrer Organisation) nicht sichtbar.

Beispiel 1: Sie haben einen privaten Google Calendar und einen geschäftlichen Outlook Calendar. Sie importieren den Google Calendar in das geschäftliche Outlook-Konto. Der Google Calendar erscheint als separater Kalender im Bereich „Weitere Kalender“. Wenn ein Teammitglied über Ihren Geschäftskalender einen Termin buchen möchte, kann es Ihre privaten Google-Calendar-Termine nicht sehen.

Beispiel 2: Sie haben einen Outlook Calendar und einen Google Calendar. Sie möchten sie synchronisieren und importieren daher Ihren Outlook Calendar in Ihr Google-Konto. Sie können die Outlook-Termine in Ihrem Google-Konto sehen, aber der importierte Outlook Calendar ist weiterhin getrennt (nicht mit dem Google Calendar synchronisiert). Wenn ein Teammitglied in Google Calendar die Funktion „Termin finden“ nutzt, werden die Ereignisse im importierten Outlook Calendar nicht angezeigt.

Beispiel 3: Sie importieren einen Outlook Calendar in ein Apple-Konto, in der Annahme, so den Outlook Calendar mit dem Apple Calendar synchronisieren zu können. Im Apple Calendar können Sie sowohl Ihren Outlook Calendar als auch Ihre Apple-Kalender in einer Ansicht sehen. Dennoch sind die Kalender nicht synchron, und nur Sie sehen sie in einer Ansicht. Wenn Sie den Apple Calendar auf Ihrem iPhone oder einem anderen Gerät öffnen, ist der importierte Outlook Calendar dort nicht vorhanden.

Missverständnis Nr. 2: Geteilte/Importierte Kalender werden in Echtzeit aktualisiert.

Ein weiteres Missverständnis ist, dass importierte Kalender in Google, Outlook oder Apple Calendar in Echtzeit aktualisiert würden. Leider kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen in importierten Kalendern sichtbar werden.

• Importierter Google Calendar oder Apple → nach Outlook: Aktualisierungen in Google Calendar/Apple Calendar benötigen 24+ Stunden, bis sie im importierten Kalender in Outlook erscheinen.
• Importierter Google Calendar in Google: Aktualisierungen im ursprünglichen Google Calendar werden in der Regel innerhalb weniger Minuten in das importierte Google-Konto übernommen.
• Importierter Outlook Calendar oder Apple Calendar nach Google: Aktualisierungen im Outlook/Apple Calendar benötigen 24+ Stunden, bis sie im importierten Kalender in Google erscheinen.
• Importierter Outlook in Outlook: Aktualisierungen im ursprünglichen Outlook Calendar werden normalerweise innerhalb weniger Minuten in den importierten Outlook-Kalender übernommen.

Missverständnis Nr. 3: Workspace-Administratoren können importierte Kalender nicht sehen.

Abgesehen davon, dass Sie beim Veröffentlichen eines Kalenders diesen öffentlich (weltweit zugänglich) machen müssen, besteht das Risiko, dass Workspace-Administratoren Ihre Termine in importierten Kalendern dennoch einsehen können.

Das ist nicht ideal, wenn Sie einen Kalender mit sensiblen Informationen in Ihr Geschäftskonto importieren.

Wie lassen sich Kalender automatisch in Echtzeit synchronisieren?

Nachdem wir die häufigsten Missverständnisse zur Kalendersynchronisierung erklärt haben, besprechen wir nun, wie man Kalender direkt miteinander synchronisiert.

Damit Kalender als „synchronisiert“ gelten, sollten folgende Kriterien erfüllt sein:

• Kalender sollten direkt synchronisiert werden: Im Gegensatz zum Freigeben oder Importieren bedeutet echte Synchronisierung, dass Ereignisse über alle Kalender hinweg dupliziert werden und identisch sind. So kann, egal wo Sie gebucht werden, die Person, die den Termin plant, all Ihre belegten Zeiten aus mehreren Kalendern sehen.
• Kalender sollten automatisch und in Echtzeit synchron bleiben: Eine effektive Synchronisierung erfordert, dass neue oder geänderte Ereignisse in einem Kalender sofort und ohne manuellen Aufwand in allen anderen Kalendern widerspiegelt werden.
• Sie sollten konfigurieren können, was zwischen Kalendern synchronisiert wird: Ein großer Nachteil geteilter Kalender ist, dass sie oft öffentlich gemacht werden (bei einem geteilten Google Calendar sogar über die Google-Suche auffindbar), und jeder mit der URL Ihre Ereignisse sehen kann. Ideal ist, Kalender zu synchronisieren, ohne sie öffentlich zu machen, und pro Ereignis festzulegen, was synchronisiert wird. Wenn Sie z. B. Geschäftskalender synchronisieren, möchten Sie vielleicht nur belegte Zeiten anzeigen, ohne private Details offenzulegen.

Unter Berücksichtigung der oben genannten Kriterien lautet die Antwort auf „Wie synchronisiere ich Kalender?“: Verwenden Sie eine Kalender-App, die Kalender direkt synchronisiert.

Mit OneCal können Sie mehrere Kalender in Echtzeit direkt synchronisieren und behalten dabei die volle Kontrolle darüber, was synchronisiert wird, indem Sie die zu synchronisierenden Ereigniseigenschaften auswählen.

Der Vorteil von OneCal ist, dass es direkt mit Ihren Kalendern integriert ist - Ereignisse werden tatsächlich von einem Kalender in einen anderen geklont. So spiegeln sich Ihre Kalender gegenseitig und Doppelbuchungen werden verhindert.

So richten Sie die Kalendersynchronisierung mit OneCal ein

Um zwei oder mehr Kalender automatisch zu synchronisieren, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Erstellen Sie ein kostenloses OneCal-Konto: Der erste Schritt besteht darin, ein kostenloses OneCal-Konto zu erstellen. Gehen Sie dazu auf die Registrierungsseite (keine Kreditkarte erforderlich).
2. Verbinden Sie Ihre Kalender: Sobald Ihr Konto erstellt ist, können Sie Ihre Kalender mit OneCal verbinden. OneCal integriert sich direkt mit den meistgenutzten Kalenderanbietern wie Google Calendar, Outlook und Apple Calendar. Das Verbinden Ihrer Kalender ist sicher, da OneCal von Google und Outlook zugelassen ist und offizielle APIs zur Synchronisierung verwendet. Außerdem können Sie den Zugriff für OneCal jederzeit wieder entziehen.
3. Beginnen Sie mit der Synchronisierung Ihrer Kalender: Nach dem Verbinden Ihrer Kalender gelangen Sie zum Dashboard, wo Sie durch Klicken auf „Neue Synchronisierung starten“ mit der Synchronisierung Ihrer verbundenen Kalender beginnen können.
4. Geben Sie der Kalendersynchronisierung einen Namen und eine Richtung: OneCal ist auf die Synchronisierung von Kalendern spezialisiert. Die App ermöglicht es, Ereignisse von einem Kalender in einen anderen zu klonen (Einweg-Synchronisierung) oder gleichzeitig aus mehreren Kalendern (Mehrfachsynchronisierung). Wählen Sie die Optionen, die am besten zu Ihrem Anwendungsfall passen; um z. B. persönliche Termine in Ihren Geschäftskalender zu duplizieren, können Sie die Einweg-Synchronisierung wählen. So blocken Sie Zeit in Ihrem Geschäftskalender für persönliche Termine - aber nicht umgekehrt.
5. Wählen Sie die Kalender, die Sie synchronisieren möchten: Dieser Schritt ist recht unkompliziert: Wählen Sie einfach die Kalender aus, die Sie synchronisieren möchten. Bei Einweg-Synchronisierungen wählen Sie lediglich einen Quell- und einen Zielkalender. Bei Mehrfachsynchronisierungen wählen Sie die Kalender, die Sie synchron halten möchten.
6. Wählen Sie, welche Ereigniseigenschaften synchronisiert werden: Dies ist eine der leistungsstärksten Funktionen beim Synchronisieren von Kalendern, denn sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Privatsphäre zu wahren, indem Sie auswählen, welche Termindetails von einem Kalender in den anderen übernommen werden. Wenn Sie z. B. Ihren privaten Kalender mit Ihrem Geschäftskalender synchronisieren, möchten Sie nicht, dass Ihre Termine für Kolleginnen und Kollegen sichtbar sind, da sie sensibel sein können (z. B. Vorstellungsgespräche, Arzttermine usw.). OneCal ist großartig, weil Sie nur Ihre Zeit im Geschäftskalender für private Termine blocken können - mit einem individuellen Titel wie „Belegt“, „Private Verpflichtung“ oder wie Sie möchten. So blocken Sie Zeit im Geschäftskalender für Ereignisse aus dem privaten Kalender, ohne Informationen preiszugeben.

Das war's - Ihre Kalender sind jetzt in Echtzeit synchronisiert!
OneCal erkennt Änderungen automatisch und überträgt sie gemäß Ihrer Synchronisierungskonfigurationen auf all Ihre Kalender. Erstellen oder aktualisieren Sie testweise ein Ereignis in einem Ihrer Kalender - OneCal erkennt die Änderung automatisch und synchronisiert Ihre Kalender.

OneCal ist außerdem modular aufgebaut und ermöglicht das Erstellen mehrerer Synchronisierungskonfigurationen. Mögliche Szenarien:

• Privatkalender → Geschäftskalender: In diesem Setup blocken Sie lediglich Zeit in Ihrem Geschäftskalender, indem Sie Ereignissen den Titel „Belegt“ geben.
• Geschäftskalender → Privatkalender: In diesem Setup können Sie Geschäftstermine unverändert in Ihrem Privatkalender duplizieren, da kein Risiko besteht - nur Sie haben Zugriff auf Ihren Privatkalender.
• …weitere Konfigurationen: Wie viele Synchronisierungskonfigurationen Sie erstellen, liegt bei Ihnen. Sie können modular synchronisieren oder alle Kalender in einer Konfiguration zusammenführen.