Sincronización de calendarios - Aprende a sincronizar calendarios

Si has gestionado más de un calendario, es muy probable que en algún momento te hayas encontrado con una doble reserva porque tus reuniones estaban en un calendario y no en otro.

Este es el principal reto que resuelve la sincronización de calendarios, ya que refleja tus calendarios para que tus reuniones aparezcan en todos ellos, sin dejar margen a que los miembros del equipo reserven una reunión contigo cuando ya estás ocupado en otro calendario.

Pongamos orden de una vez por todas en la sincronización de calendarios, explicando los conceptos erróneos, las desventajas y la forma correcta de sincronizar calendarios.

Conceptos erróneos comunes sobre la sincronización de calendarios - Métodos que no funcionan 🚫

Concepto erróneo n.º 1: Puedes sincronizar tus calendarios compartiéndolos.

Con diferencia, la idea errónea más común sobre la sincronización de calendarios es que puedes sincronizarlos usando la función de compartir de Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

Lo único que hace la función de compartir es permitirte ver varios calendarios bajo la misma cuenta. En última instancia, los calendarios siguen siendo independientes y los eventos del calendario importado no pueden ser vistos por otras personas (como personas de tu organización, etc.).

Ejemplo 1: Tienes un Google Calendar personal y un Outlook Calendar del trabajo. Importas el Google Calendar en la cuenta de Outlook del trabajo. El Google Calendar es un calendario separado en la sección 'Otros calendarios'. Si un miembro del equipo programara una reunión a través de tu calendario de trabajo, no podría ver tus eventos del Google Calendar personal.

Ejemplo 2: Tienes un Outlook Calendar y un Google Calendar. Quieres sincronizarlos, así que importas tu Outlook Calendar en tu cuenta de Google. Puedes ver los eventos de Outlook Calendar en tu cuenta de Google, pero el Outlook Calendar importado sigue estando separado (no sincronizado con el Google Calendar). Si un miembro del equipo utiliza la función 'Find a Time' en Google Calendar, no verá los eventos del Outlook Calendar importado.

Ejemplo 3: Importas un Outlook Calendar en una cuenta de Apple, pensando que puedes sincronizar tu Outlook Calendar con tu Apple Calendar. Con Apple Calendar, puedes ver tu Outlook Calendar así como tus Apple Calendars en una sola vista. Aun así, los calendarios no están sincronizados y solo tú puedes verlos en una vista. Si abres tu Apple Calendar en tu iPhone o en cualquier otro dispositivo, tu Outlook Calendar importado no estará allí.

Concepto erróneo n.º 2: Los calendarios compartidos se actualizan en tiempo real.

El segundo concepto erróneo es que los calendarios importados en Google, Outlook o Apple Calendar se actualizan en tiempo real. Por desgracia, las actualizaciones de los calendarios importados pueden tardar hasta 24 horas en reflejarse.

• Google Calendar o Apple importado a Outlook: las actualizaciones en Google Calendar/Apple Calendar tardan 24+ horas en reflejarse en los calendarios importados en Outlook.
• Google Calendar importado en Google: las actualizaciones en el Google Calendar original suelen tardar un par de minutos en actualizarse en la cuenta de Google donde se importó.
• Outlook Calendar o Apple Calendar importado en Google: las actualizaciones en el Outlook/Apple Calendar tardan 24+ horas en reflejarse en el calendario importado en Google.
• Outlook importado en Outlook: las actualizaciones en el Outlook Calendar original generalmente tardan unos pocos minutos en propagarse al Outlook Calendar importado.

Concepto erróneo n.º 3: Los administradores del espacio de trabajo no pueden ver los calendarios importados.

Aparte de que, cuando publicas un calendario, tienes que hacerlo público (disponible para todo el mundo), existe el riesgo de que los administradores del espacio de trabajo aún puedan ver tus reuniones en tus calendarios importados.

Esto no es ideal si importas a tu cuenta de trabajo un calendario que contiene información sensible.

¿Cómo sincronizar automáticamente los calendarios en tiempo real?

Ahora que hemos explicado los conceptos erróneos más comunes sobre la sincronización de calendarios, hablemos de cómo sincronizar los calendarios directamente entre sí.

Para que los calendarios se consideren «sincronizados», deben cumplirse estos criterios:

• Los calendarios deben sincronizarse directamente: A diferencia de compartir o importar calendarios, la sincronización real significa que los eventos se duplican en todos los calendarios, haciéndolos idénticos. De este modo, independientemente de dónde te reserven, quien programe podrá ver todas tus franjas ocupadas de múltiples calendarios.
• Los calendarios deben mantenerse sincronizados automáticamente y en tiempo real: Una sincronización eficaz exige que cualquier evento nuevo o actualizado en un calendario se refleje de inmediato en todos tus demás calendarios, sin ningún esfuerzo manual.
• Debes poder configurar qué se sincroniza entre los calendarios: Una gran desventaja de compartir calendarios es que a menudo se hacen públicos (incluso disponibles en Google Search, en caso de que compartas un Google Calendar), y cualquiera con la URL puede ver tus eventos. Lo ideal es poder sincronizar tus calendarios sin hacerlos públicos y elegir qué sincronizar para cada evento. Por ejemplo, al sincronizar calendarios de trabajo, quizá solo quieras mostrar franjas ocupadas sin revelar detalles privados.

Teniendo en cuenta los criterios anteriores, la respuesta a «Cómo sincronizar calendarios» es usar una aplicación de calendario que sincronice los calendarios directamente.

Con OneCal, puedes sincronizar directamente varios calendarios en tiempo real manteniendo el control total sobre lo que se sincroniza, eligiendo las propiedades de las reuniones que se copian.

La ventaja de usar OneCal es que se integra directamente con tus calendarios, por lo que los eventos se clonan realmente de un calendario a otro. Así, tus calendarios se reflejan entre sí y no tendrás dobles reservas.

¿Cómo configurar la sincronización de calendarios con OneCal?

Para sincronizar automáticamente dos o más calendarios, sigue estos pasos:

1. Crea una cuenta gratuita de OneCal: El primer paso es crear una cuenta gratuita de OneCal y dirigirte a la Página de registro (no se necesita tarjeta de crédito).
2. Conecta tus calendarios: En cuanto se cree tu cuenta, podrás conectar tu calendario con OneCal. OneCal se integra directamente con los proveedores de calendario más utilizados, como Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. Conectar tus calendarios es seguro, ya que OneCal está aprobado por Google y Outlook y utiliza APIs oficiales para sincronizarlos. Además, puedes revocar el acceso a OneCal en cualquier momento.
3. Empieza a sincronizar tus calendarios: Después de conectar tus calendarios, irás al panel, donde podrás empezar a sincronizar tus calendarios conectados haciendo clic en «Iniciar nueva sincronización».
4. Asigna un nombre y una dirección a la sincronización de calendarios: OneCal está especializada en sincronizar calendarios. La app te permite clonar eventos de un calendario a otro (sincronización unidireccional) o desde varios calendarios simultáneamente (sincronización multidireccional). Puedes elegir las opciones que mejor se adapten a tu caso; por ejemplo, para duplicar eventos personales en tu calendario de trabajo, puedes elegir la sincronización unidireccional, asegurando que bloqueas tiempo en tu calendario de trabajo para eventos personales, pero no a la inversa.
5. Selecciona los calendarios que quieres sincronizar: Este paso es bastante sencillo, ya que solo tienes que seleccionar los calendarios que quieres sincronizar. Para sincronizaciones unidireccionales, solo tienes que seleccionar un calendario origen y uno destino. Para sincronizaciones multidireccionales, simplemente selecciona los calendarios que quieras mantener sincronizados.
6. Selecciona qué propiedades del evento se sincronizan: Esta es una de las funciones más potentes a la hora de sincronizar calendarios, ya que te permite mantener tu privacidad seleccionando qué detalles de las reuniones se sincronizan de un calendario a otro. Por ejemplo, si sincronizas tu calendario personal con tu calendario de trabajo, probablemente no quieras que tus reuniones sean visibles para tus compañeros, ya que pueden ser sensibles (como entrevistas, citas médicas, etc.). OneCal es ideal porque puedes bloquear solo tu tiempo en el calendario de trabajo para eventos personales, nombrando los eventos personales con un título personalizado (como «Ocupado», «Compromiso personal» o lo que desees). De este modo, puedes bloquear tiempo en tu calendario de trabajo para eventos del calendario personal sin revelar ninguna información.

¡Eso es todo; tus calendarios ahora están sincronizados en tiempo real!
OneCal detectará automáticamente los cambios y los propagará a todos tus calendarios (según tus configuraciones de sincronización). Puedes probar a crear o actualizar un evento en uno de tus calendarios, y OneCal detectará el cambio automáticamente y sincronizará tus calendarios.

OneCal también es modular, lo que te permite crear múltiples configuraciones de sincronización. Podrías hacer:

• Calendario personal → Calendario de trabajo: En esta configuración, solo bloqueas tiempo en tu calendario de trabajo asignando a los eventos el título «Ocupado».
• Calendario de trabajo → Calendario personal: En esta configuración, puedes duplicar los eventos de trabajo en tu calendario personal tal como están, ya que no hay riesgos, dado que tú eres la única persona que accede a tu calendario personal.
• …más configuraciones: Depende de ti cuántas configuraciones de sincronización crear. Puedes hacer sincronización modular de calendarios o mantener todos los calendarios sincronizados en una sola configuración.