Synchronisation de calendriers - Apprenez à synchroniser des calendriers

Si vous avez géré plus d'un calendrier, il y a de fortes chances que vous ayez déjà été confronté à une double réservation parce que vos réunions figuraient dans un calendrier et non dans un autre.

C'est le principal problème que résout la synchronisation des calendriers : elle reflète vos calendriers, de sorte que vos réunions apparaissent dans tous vos calendriers, sans laisser la possibilité aux membres de l'équipe de réserver un rendez-vous avec vous alors que vous êtes déjà pris dans un autre calendrier.

Mettons de l'ordre une bonne fois pour toutes dans la synchronisation des calendriers, en expliquant les idées reçues, les écueils et la manière réellement efficace de synchroniser des calendriers.

Idées reçues courantes sur la synchronisation des calendriers - Méthodes qui ne fonctionnent pas 🚫

Idée reçue n° 1 : vous pouvez synchroniser vos calendriers en les partageant.

De loin, l'idée reçue la plus répandue sur la synchronisation des calendriers est que vous pouvez synchroniser des calendriers en utilisant la fonction de partage dans Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar.

Tout ce que fait la fonction de partage, c'est vous permettre d'afficher plusieurs calendriers sous le même compte. Au final, les calendriers restent distincts et les événements du calendrier importé ne peuvent pas être vus par d'autres (par exemple les personnes de votre organisation, etc.).

Exemple 1 : Vous avez un Google Calendar personnel et un Outlook Calendar professionnel. Vous importez le Google Calendar dans le compte Outlook professionnel. Le Google Calendar est un calendrier distinct dans la section « Autres calendriers ». Si un membre de l'équipe planifie une réunion via votre calendrier professionnel, il ne pourra pas voir vos événements du Google Calendar personnel.

Exemple 2 : Vous avez un Outlook Calendar et un Google Calendar. Vous voulez les synchroniser, donc vous importez votre Outlook Calendar dans votre compte Google. Vous pouvez voir vos événements Outlook dans votre compte Google, mais le Outlook Calendar importé reste distinct (non synchronisé avec le Google Calendar). Si un membre de l'équipe utilise la fonctionnalité « Rechercher un horaire » dans Google Calendar, il ne verra pas les événements du Outlook Calendar importé.

Exemple 3 : Vous importez un Outlook Calendar dans un compte Apple, en pensant pouvoir synchroniser votre Outlook Calendar avec votre Apple Calendar. Dans Apple Calendar, vous pouvez afficher votre Outlook Calendar ainsi que vos Apple Calendars dans une même vue. Pourtant, les calendriers ne sont pas synchronisés et vous êtes la seule personne à les voir ensemble. Si vous ouvrez Apple Calendar sur votre iPhone ou tout autre appareil, votre Outlook Calendar importé n'y apparaîtra pas.

Idée reçue n° 2 : les calendriers partagés sont mis à jour en temps réel.

La deuxième idée reçue est que les calendriers importés dans Google, Outlook ou Apple Calendar sont mis à jour en temps réel. Malheureusement, les mises à jour des calendriers importés peuvent prendre jusqu'à 24 heures pour se refléter.

• Google Calendar ou Apple importé vers Outlook : les mises à jour dans Google Calendar/Apple Calendar mettent 24+ heures à se refléter dans les calendriers importés d'Outlook.
• Google Calendar importé dans Google : les mises à jour dans le Google Calendar d'origine prennent généralement quelques minutes pour se propager au compte Google dans lequel il a été importé.
• Outlook Calendar ou Apple Calendar importé dans Google : les mises à jour dans le Outlook/Apple Calendar mettent 24+ heures à se refléter dans le calendrier importé dans Google.
• Outlook importé dans Outlook : les mises à jour dans l'Outlook Calendar d'origine se propagent généralement en quelques minutes vers l'Outlook Calendar importé.

Idée reçue n° 3 : les administrateurs de l'espace de travail ne peuvent pas voir les calendriers importés.

Indépendamment du fait que, lorsque vous publiez un calendrier, vous devez le rendre public (accessible au monde entier), il existe un risque que les administrateurs de l'espace de travail puissent quand même voir vos réunions dans vos calendriers importés.

Ce n'est pas idéal si vous importez dans votre compte professionnel un calendrier contenant des informations sensibles.

Comment synchroniser automatiquement des calendriers en temps réel ?

Maintenant que nous avons expliqué les idées reçues les plus courantes sur la synchronisation des calendriers, voyons comment synchroniser des calendriers directement entre eux.

Pour que des calendriers soient considérés comme « synchronisés », les critères suivants doivent s'appliquer :

• Les calendriers doivent être synchronisés directement : Contrairement au partage ou à l'importation, une véritable synchronisation signifie que les événements sont dupliqués dans tous les calendriers, les rendant identiques. Ainsi, peu importe où vous êtes réservé, le planificateur peut voir tous vos créneaux occupés provenant de plusieurs calendriers.
• Les calendriers doivent rester synchronisés automatiquement et en temps réel : Une synchronisation efficace exige que tout nouvel événement ou toute mise à jour dans un calendrier soit immédiatement reflété dans tous vos autres calendriers, sans effort manuel.
• Vous devez pouvoir configurer ce qui est synchronisé entre les calendriers : Un inconvénient majeur du partage de calendriers est qu'ils sont souvent rendus publics (même accessibles via Google Search si vous partagez un Google Calendar), et toute personne disposant de l'URL peut voir vos événements. Idéalement, vous devriez pouvoir synchroniser vos calendriers sans les rendre publics et choisir ce qui est synchronisé pour chaque événement. Par exemple, lors de la synchronisation de calendriers professionnels, vous pouvez choisir de n'afficher que les créneaux occupés sans révéler de détails privés.

Compte tenu des critères ci-dessus, la réponse à « Comment synchroniser des calendriers » est d'utiliser une application de calendrier qui synchronise directement les calendriers.

Avec OneCal, vous pouvez synchroniser directement plusieurs calendriers en temps réel tout en gardant un contrôle total sur ce qui est synchronisé, en choisissant les propriétés de réunion à copier.

L'avantage d'utiliser OneCal est qu'il s'intègre directement à vos calendriers, de sorte que les événements sont réellement clonés d'un calendrier à l'autre. Ainsi, vos calendriers se reflètent mutuellement et vous évitez les doubles réservations.

Comment configurer la synchronisation des calendriers avec OneCal ?

Pour synchroniser automatiquement deux calendriers ou plus, veuillez suivre ces étapes :

1. Créez un compte OneCal gratuit : La première étape consiste à créer un compte OneCal gratuit en vous rendant sur la Page d'inscription (aucune carte de crédit requise).
2. Connectez vos calendriers : Dès que votre compte est créé, vous pouvez connecter votre calendrier à OneCal. OneCal s'intègre directement avec les fournisseurs de calendriers les plus utilisés, tels que Google Calendar, Outlook ou Apple Calendar. La connexion de vos calendriers est sécurisée, car OneCal est approuvé par Google et Outlook et utilise des APIs officielles pour synchroniser vos calendriers. En outre, vous pouvez révoquer l'accès à OneCal à tout moment.
3. Commencez à synchroniser vos calendriers : Après avoir connecté vos calendriers, vous arrivez sur le tableau de bord, où vous pouvez commencer à synchroniser vos calendriers connectés en cliquant sur « Démarrer une nouvelle synchronisation ».
4. Donnez un nom et une direction à la synchronisation : OneCal est spécialisée dans la synchronisation des calendriers. L'application permet de cloner des événements d'un calendrier vers un autre (synchronisation unidirectionnelle) ou depuis plusieurs calendriers simultanément (synchronisation multidirectionnelle). Vous pouvez choisir les options qui conviennent le mieux à votre cas d'usage ; par exemple, pour dupliquer des événements personnels vers votre calendrier professionnel, vous pouvez choisir la synchronisation unidirectionnelle, afin de bloquer du temps dans votre calendrier professionnel pour des événements personnels, mais pas l'inverse.
5. Sélectionnez les calendriers que vous souhaitez synchroniser : Cette étape est assez simple : il vous suffit de sélectionner les calendriers que vous voulez synchroniser. Pour les synchronisations unidirectionnelles, vous n'avez qu'à sélectionner un calendrier source et un calendrier cible. Pour les synchronisations multidirectionnelles, sélectionnez simplement les calendriers que vous souhaitez garder synchronisés.
6. Sélectionnez les propriétés d'événement à synchroniser : C'est l'une des fonctionnalités les plus puissantes pour la synchronisation des calendriers, car elle vous permet de préserver votre confidentialité en choisissant quels détails de réunion sont synchronisés d'un calendrier à l'autre. Par exemple, si vous synchronisez votre calendrier personnel avec votre calendrier professionnel, vous ne souhaitez probablement pas que vos réunions soient visibles par vos collègues, car elles peuvent être sensibles (entretiens, rendez-vous médicaux, etc.). OneCal est idéal, car vous pouvez ne bloquer que votre temps dans le calendrier professionnel pour les événements personnels en nommant les événements personnels avec un titre personnalisé (par exemple « Occupé », « Engagement personnel » ou comme vous le souhaitez). Ainsi, vous pouvez bloquer du temps dans votre calendrier professionnel pour des événements personnels sans révéler d'informations.

C'est fait ; vos calendriers sont maintenant synchronisés en temps réel !
OneCal détectera automatiquement les changements et les propagera à tous vos calendriers (selon vos configurations de synchronisation). Vous pouvez essayer de créer ou de mettre à jour un événement sur l'un de vos calendriers, et OneCal détectera automatiquement la modification et synchronisera vos calendriers.

OneCal est également modulaire, ce qui vous permet de créer plusieurs configurations de synchronisation. Vous pourriez faire :

• Calendrier personnel → Calendrier professionnel : Dans cette configuration, vous ne faites que bloquer du temps dans votre calendrier professionnel en donnant aux événements le titre « Occupé ».
• Calendrier professionnel → Calendrier personnel : Dans cette configuration, vous pouvez dupliquer tels quels les événements professionnels dans votre calendrier personnel, car il n'y a aucun risque, étant donné que vous êtes la seule personne à accéder à votre calendrier personnel.
• …d'autres configurations : À vous de décider combien de configurations de synchronisation créer. Vous pouvez effectuer une synchronisation modulaire des calendriers ou garder tous les calendriers synchronisés dans une seule configuration.