Sincronizzazione dei calendari - Scopri come sincronizzare i calendari

Se hai gestito più di un calendario, è probabile che a un certo punto ti sia capitata una doppia prenotazione perché le tue riunioni erano in un calendario e non in un altro.

Questa è la principale sfida che la sincronizzazione dei calendari risolve: riflette i tuoi calendari, così le tue riunioni compaiono in tutti i tuoi calendari, senza lasciare margine ai membri del team per prenotare un incontro con te quando sei già occupato in un altro calendario.

Mettiamo ordine una volta per tutte nella sincronizzazione dei calendari, spiegando i fraintendimenti, gli svantaggi e il modo effettivo per sincronizzare i calendari.

Falsi miti comuni sulla sincronizzazione dei calendari - Metodi che non funzionano 🚫

Falso mito n. 1: puoi sincronizzare i calendari condividendoli.

Di gran lunga il fraintendimento più comune è che si possano sincronizzare i calendari usando la funzione di condivisione in Google Calendar, Outlook o Apple Calendar.

La funzione di condivisione consente soltanto di visualizzare più calendari sotto lo stesso account. In definitiva, i calendari restano separati e gli eventi del calendario importato non sono visibili ad altri (ad esempio persone della tua organizzazione, ecc.).

Esempio 1: Hai un Google Calendar personale e un Outlook Calendar di lavoro. Importi il Google Calendar nell'account Outlook di lavoro. Il Google Calendar è un calendario separato nella sezione 'Altri calendari'. Se un membro del team pianificasse una riunione tramite il tuo calendario di lavoro, non riuscirebbe a vedere gli eventi del tuo Google Calendar personale.

Esempio 2: Hai un Outlook Calendar e un Google Calendar. Vuoi sincronizzarli, quindi importi l'Outlook Calendar nel tuo account Google. Puoi vedere gli eventi di Outlook nel tuo account Google, ma l'Outlook Calendar importato resta separato (non è sincronizzato con il Google Calendar). Se un membro del team usa la funzione 'Trova un orario' in Google Calendar, non vedrà gli eventi dell'Outlook Calendar importato.

Esempio 3: Importi un Outlook Calendar in un account Apple, pensando di poter sincronizzare l'Outlook Calendar con l'Apple Calendar. Con Apple Calendar puoi visualizzare sia l'Outlook Calendar sia i tuoi Apple Calendars in un'unica vista. Tuttavia, i calendari non sono sincronizzati e solo tu puoi vederli insieme. Se apri Apple Calendar sul tuo iPhone o su qualsiasi altro dispositivo, l'Outlook Calendar importato non sarà presente.

Falso mito n. 2: i calendari condivisi vengono aggiornati in tempo reale.

Il secondo fraintendimento è che i calendari importati in Google, Outlook o Apple Calendar vengano aggiornati in tempo reale. Purtroppo, gli aggiornamenti dei calendari importati possono impiegare fino a 24 ore per riflettersi.

• Google Calendar o Apple importato in Outlook: gli aggiornamenti in Google Calendar/Apple Calendar impiegano 24+ ore per riflettersi nei calendari importati in Outlook.
• Google Calendar importato in Google: gli aggiornamenti nel Google Calendar originale in genere impiegano qualche minuto per propagarsi all'account Google in cui è stato importato.
• Outlook Calendar o Apple Calendar importato in Google: gli aggiornamenti in Outlook/Apple Calendar impiegano 24+ ore per riflettersi nel calendario importato in Google.
• Outlook importato in Outlook: gli aggiornamenti nell'Outlook Calendar originale generalmente si propagano nel giro di pochi minuti all'Outlook Calendar importato.

Falso mito n. 3: gli amministratori di Workspace non possono vedere i calendari importati.

A parte il fatto che, quando pubblichi un calendario, devi renderlo pubblico (accessibile a tutti), esiste il rischio che gli amministratori di Workspace possano comunque vedere le tue riunioni nei calendari importati.

Questo non è ideale se importi nel tuo account di lavoro un calendario che contiene informazioni sensibili.

Come sincronizzare automaticamente i calendari in tempo reale?

Ora che abbiamo spiegato i fraintendimenti più comuni sulla sincronizzazione dei calendari, vediamo come sincronizzare i calendari direttamente tra loro.

Perché i calendari siano considerati 'sincronizzati', devono valere questi criteri:

• I calendari devono essere sincronizzati direttamente: A differenza della condivisione o dell'importazione, la vera sincronizzazione significa che gli eventi vengono duplicati in tutti i calendari, rendendoli identici. In questo modo, a prescindere da dove vieni prenotato, chi pianifica può vedere tutti i tuoi slot occupati provenienti da più calendari.
• I calendari devono rimanere sincronizzati automaticamente e in tempo reale: Una sincronizzazione efficace richiede che qualsiasi evento nuovo o aggiornato in un calendario sia immediatamente riflesso in tutti gli altri, senza alcuno sforzo manuale.
• Devi poter configurare ciò che viene sincronizzato tra i calendari: Un grande svantaggio della condivisione dei calendari è che spesso vengono resi pubblici (perfino indicizzabili da Ricerca Google, nel caso di un Google Calendar condiviso) e chiunque abbia l'URL può vedere i tuoi eventi. Idealmente, dovresti poter sincronizzare i calendari senza renderli pubblici e scegliere cosa sincronizzare per ogni evento. Ad esempio, quando sincronizzi i calendari di lavoro, potresti voler mostrare solo gli slot occupati senza rivelare dettagli privati.

Considerando i criteri sopra, la risposta a 'Come sincronizzare i calendari' è usare un'app di calendario che sincronizzi i calendari in modo diretto.

Con OneCal puoi sincronizzare direttamente più calendari in tempo reale, mantenendo il pieno controllo su ciò che viene sincronizzato scegliendo le proprietà delle riunioni da sincronizzare.

Il vantaggio di usare OneCal è che si integra direttamente con i tuoi calendari, quindi gli eventi vengono effettivamente clonati da un calendario all'altro. In questo modo i tuoi calendari si rispecchiano e non avrai doppie prenotazioni.

Come configurare la sincronizzazione dei calendari con OneCal?

Per sincronizzare automaticamente due o più calendari, segui questi passaggi:

1. Crea un account OneCal gratuito: Il primo passo è creare un account OneCal gratuito andando alla Pagina di registrazione (non è richiesta la carta di credito).
2. Collega i tuoi calendari: Non appena il tuo account è stato creato, puoi collegare il tuo calendario a OneCal. OneCal si integra direttamente con i provider di calendario più utilizzati, come Google Calendar, Outlook o Apple Calendar. Collegare i tuoi calendari è sicuro, poiché OneCal è approvato da Google e Outlook e utilizza API ufficiali per sincronizzare i calendari. Inoltre, puoi revocare l'accesso a OneCal in qualsiasi momento.
3. Inizia a sincronizzare i tuoi calendari: Dopo aver collegato i calendari, verrai indirizzato alla dashboard, dove puoi iniziare a sincronizzare i calendari collegati facendo clic su 'Avvia nuova sincronizzazione'.
4. Assegna un nome e una direzione alla sincronizzazione del calendario: OneCal è specializzata nella sincronizzazione dei calendari. L'app consente di clonare eventi da un calendario a un altro (sincronizzazione unidirezionale) o da più calendari contemporaneamente (sincronizzazione multidirezionale). Puoi scegliere le opzioni più adatte al tuo caso d'uso; ad esempio, per duplicare gli eventi personali nel calendario di lavoro, puoi scegliere la sincronizzazione unidirezionale, assicurandoti di bloccare tempo nel calendario di lavoro per gli eventi personali, ma non viceversa.
5. Seleziona i calendari che vuoi sincronizzare: Questo passaggio è piuttosto semplice, perché devi solo selezionare i calendari che vuoi sincronizzare. Per le sincronizzazioni unidirezionali devi selezionare soltanto un calendario sorgente e uno di destinazione. Per le sincronizzazioni multidirezionali seleziona semplicemente i calendari che desideri mantenere sincronizzati.
6. Seleziona quali proprietà dell'evento vengono sincronizzate: Questa è una delle funzionalità più potenti quando si tratta di sincronizzare i calendari, perché ti consente di mantenere la privacy scegliendo quali dettagli delle riunioni vengono sincronizzati da un calendario all'altro. Ad esempio, se sincronizzi il calendario personale con quello di lavoro, probabilmente non vorrai che le tue riunioni siano visibili ai colleghi, poiché possono essere sensibili (colloqui, appuntamenti medici, ecc.). OneCal è ottimo perché puoi bloccare solo il tuo tempo nel calendario di lavoro per gli eventi personali, assegnando agli eventi personali un titolo personalizzato (come 'Occupato', 'Impegno personale' o ciò che preferisci). In questo modo puoi bloccare tempo nel calendario di lavoro per gli eventi del calendario personale senza rivelare alcuna informazione.

Fatto! I tuoi calendari ora sono sincronizzati in tempo reale!
OneCal rileverà automaticamente le modifiche e le propagherà a tutti i tuoi calendari (in base alle tue configurazioni di sincronizzazione). Puoi provare a creare o aggiornare un evento in uno dei tuoi calendari e OneCal rileverà automaticamente la modifica e sincronizzerà i tuoi calendari.

OneCal è anche modulare e consente di creare più configurazioni di sincronizzazione. Potresti impostare:

• Calendario personale → Calendario di lavoro: In questa configurazione, blocchi semplicemente tempo nel calendario di lavoro assegnando agli eventi il titolo 'Occupato'.
• Calendario di lavoro → Calendario personale: In questa configurazione, puoi duplicare gli eventi di lavoro nel calendario personale così come sono, poiché non ci sono rischi, dato che sei l'unica persona ad accedere al tuo calendario personale.
• …altre configurazioni: Sta a te decidere quante configurazioni di sincronizzazione creare. Puoi effettuare una sincronizzazione modulare dei calendari oppure mantenere tutti i calendari sincronizzati in un'unica configurazione.