カレンダー同期 - カレンダーの同期方法を学ぶ

複数のカレンダーを管理したことがあるなら、ある時点で、あるカレンダーには予定があるのに別のカレンダーにはないためにダブルブッキングに直面したことがあるはずです。

これはカレンダー同期が解決する主な課題です。カレンダーをミラーリングして、予定がすべてのカレンダーに反映されるため、他のカレンダーで既に埋まっているときにチームメンバーがあなたとミーティングを予約してしまう余地がなくなります。

カレンダー同期についての誤解や落とし穴、そして実際の同期方法を一度きちんと整理しましょう。

カレンダー同期に関するよくある誤解 - うまくいかない方法 🚫

誤解その1:共有すればカレンダーを同期できる。

最も一般的な誤解は、Google Calendar、Outlook、Apple Calendar の共有機能を使えばカレンダーを同期できるというものです。

共有機能でできるのは、同一アカウント内で複数のカレンダーを表示することだけです。結局のところカレンダーは別物のままで、インポートしたカレンダーの予定は他の人 (組織内の人など)からは見えません。

例 1: 個人の Google Calendar と仕事用の Outlook Calendar を持っている。Google Calendar を仕事用の Outlook アカウントにインポートした場合、Google Calendar は「他のカレンダー」セクションにある別カレンダーとして表示されます。チームメンバーがあなたの仕事用カレンダーからミーティングを予約しようとしても、個人の Google Calendar の予定は見えません。

Outlook アカウントにインポートされた Google Calendar

例 2: Outlook Calendar と Google Calendar を持っている。同期したいので、Outlook Calendar を Google アカウントにインポートする。Google アカウント上で Outlook の予定は見えますが、インポートした Outlook Calendar はあくまで別 (Google Calendar と同期されていない)です。チームメンバーが Google Calendar の「時間を検索」機能を使っても、インポートした Outlook Calendar 上の予定は見えません。

Google アカウントにインポートされた Outlook Calendar

例 3: Outlook Calendar を Apple アカウントにインポートし、Outlook Calendar を Apple Calendar と同期できると考える。Apple Calendar では Outlook Calendar と Apple の各カレンダーを1つのビューで表示できますが、依然として同期はされておらず、そのビューで見られるのは自分だけです。iPhone など他のデバイスで Apple Calendar を開いても、インポートした Outlook Calendar は表示されません。

Apple アカウントにインポートされた Outlook Calendar

❌ カレンダーの共有は同期ではありません!
共有は複数のカレンダーを1つのビューで見られるようにするだけで、インポートしたカレンダーの空き/埋まりは他の人には見えません。これは Apple Calendar、Google Calendar、Outlook などすべてのクライアントに当てはまります。


誤解その2:共有/インポートしたカレンダーはリアルタイムで更新される。

2つ目の誤解は、Google、Outlook、Apple Calendar にインポートしたカレンダーがリアルタイム更新されるというものです。残念ながら、インポートしたカレンダーへの反映には最大24時間かかることがあります。

  • Google Calendar または Apple を Outlook にインポート:Google Calendar/Apple Calendar 側の更新が Outlook のインポート先に反映されるまで 24時間以上かかります。
  • Google で Google Calendar をインポート:元の Google Calendar の更新は、インポート先の Google アカウントに概ね数分で反映されます。
  • Outlook Calendar または Apple Calendar を Google にインポート:Outlook/Apple Calendar の更新が Google のインポート先に反映されるまで 24時間以上かかります。
  • Outlook で Outlook をインポート:元の Outlook Calendar の更新は、インポートした Outlook カレンダーに通常数分で伝播します。

誤解その3:Workspace 管理者にはインポートしたカレンダーは見られない。

カレンダーを公開する場合は世界に公開 (誰でもアクセス可能)しなければならないことに加え、Workspace 管理者がインポートしたカレンダー上のミーティングを閲覧できてしまうリスクがあります。

機密情報を含むカレンダーを仕事用アカウントにインポートする場合、これは望ましくありません。


カレンダーをリアルタイムで自動同期するには?

カレンダー同期に関する一般的な誤解を説明したところで、カレンダー同士を直接同期する方法を見ていきましょう。

カレンダーが「同期されている」と見なすには、次の基準を満たす必要があります。

  • カレンダーは直接同期されていること: 共有やインポートとは異なり、真の同期とは、イベントがすべてのカレンダーに複製され、同一になることを意味します。これにより、どこで予約されても、スケジューラーは複数のカレンダーにまたがるあなたの埋まり時間を確認できます。
  • カレンダーは自動的かつリアルタイムに同期し続けること: 効果的な同期には、あるカレンダーで新規/更新されたイベントが、手作業なしに直ちに他のすべてのカレンダーに反映されることが求められます。
  • カレンダー間で何を同期するかを設定できること: 共有カレンダーの大きな欠点は、しばしば公開され (Google Calendar を共有すると Google 検索からも見つかる場合があります)、URL を知っていれば誰でも予定を見られてしまうことです。理想は、公開せずにカレンダーを同期でき、イベントごとに同期内容を選べることです。たとえば仕事用カレンダーの同期では、プライベートな詳細を明かさずに「埋まり時間」だけを示したい場合があります。

以上の基準を踏まえると、「カレンダーをどう同期するか」の答えは、カレンダーを直接同期できるカレンダーアプリを使うことです。

📌 私たちのおすすめは OneCalです。Google Calendar、Outlook Calendar、Apple Calendar と連携するカレンダーアプリです。

OneCal を使えば、複数のカレンダーをリアルタイムに直接同期でき、同期する会議のプロパティを選ぶことで同期内容を完全にコントロールできます。

OneCal はカレンダーと直接連携するため、イベントは実際にあるカレンダーから別のカレンダーへクローンされます。こうしてカレンダー同士がミラーになり、ダブルブッキングを防げます。


OneCal でカレンダー同期を設定する方法

2つ以上のカレンダーを自動的に同期するには、次の手順に従ってください。

  1. OneCal の無料アカウントを作成: まずは OneCal の無料アカウントを作成します。移動先: サインアップページ (クレジットカード不要)。OneCal サインアップページ
  2. カレンダーを接続: アカウント作成後すぐに、カレンダーを OneCal に接続できます。OneCal は Google Calendar、Outlook、Apple Calendar など主要なカレンダー提供元と直接連携します。OneCal は Google と Outlook に承認され、公式 API を使って同期するため接続は安全です。さらに、いつでも OneCal へのアクセスを取り消せます。OneCal - カレンダー接続ページ
  3. カレンダーの同期を開始: カレンダーを接続するとダッシュボードに移動し、「新しい同期を開始」をクリックして接続済みカレンダーの同期を開始できます。OneCal - 新しい同期を開始するページ
  4. 同期に名前と方向を設定: OneCal はカレンダー同期の専門ツールです。イベントをあるカレンダーから別のカレンダーへクローンする片方向同期 (one-way sync)や、複数カレンダーを同時に同期する多方向同期 (multi-way sync)に対応しています。ユースケースに合ったオプションを選べます。たとえば、個人の予定を仕事用カレンダーにだけ複製するには片方向同期を選び、仕事用カレンダーで個人予定の時間だけをブロックし、逆方向には反映しないようにできます。同期方向を選ぶ UI
  5. 同期するカレンダーを選択: この手順はとてもシンプルです。同期したいカレンダーを選ぶだけです。片方向同期では、ソースとターゲットのカレンダーを1つずつ選択します。多方向同期では、同期状態を保ちたいカレンダーを選択します。同期するカレンダーを選択
  6. 同期するイベントのプロパティを選択: これはカレンダー同期で最も強力な機能の1つです。どの会議情報を別のカレンダーへ同期するかを選べるため、プライバシーを守れます。例えば個人カレンダーを仕事用カレンダーに同期する場合、面接や通院などのセンシティブな予定を同僚に見せたくないでしょう。OneCal なら、個人予定のタイトルを「予定あり」「私用」など任意の名称にして、仕事用カレンダーには時間だけをブロックすることができます。これにより、詳細を明かさずに個人予定の時間を仕事用カレンダーに反映できます。OneCal カレンダー同期 - 同期内容の選択

これで完了です。カレンダーはリアルタイムで同期されています!
OneCal は変更を自動検知し、 (あなたの同期設定に従って)すべてのカレンダーへ反映します。いずれかのカレンダーで予定を作成・更新してみてください。OneCal が自動的に検出して同期します。

カレンダーが同期された状態 - 並列比較

OneCal はモジュール式でもあり、複数の同期設定を作成できます。例えば次のようにできます。

  • 個人カレンダー → 仕事用カレンダー: この構成では、イベントのタイトルを「予定あり」などにして、仕事用カレンダーで時間だけをブロックします。
  • 仕事用カレンダー → 個人カレンダー: この構成では、仕事の予定をそのまま個人カレンダーに複製できます。個人カレンダーにアクセスするのは自分だけなのでリスクはありません。
  • …その他の構成: いくつ同期構成を作るかはあなた次第です。モジュール式に同期しても、1つの構成で全カレンダーを同期しても構いません.

今すぐカレンダーの同期を始めましょう!

カレンダー同期には OneCal の利用を強くおすすめします。Outlook、Google Calendar、iCloud とシームレスに連携し、同期中もプライバシーを確実に守ります。